quarta-feira, 8 de setembro de 2010

"Tem um tempinho?"

"Nem tudo envelhece, mas tudo morre. Quando nascem e se esforçam por existir, quanto mais depressa crescem para existir, tanto mais se apressam a não existir, tal é a sua condição. Só isso lhes destes, porque são partes de coisas que não existem simultaneamente, e que, desaparecendo e sucedendo-se perfazem juntas um todo de que são partes." – Santo Agostinho, Confissões

O tempo pode ser o mais valioso instrumento de trabalho, proporcionando conforto para a mente criativa ou o pior inimigo, o grande rolo compressor que vai esmigalhar projetos e melhorias e transformar o que deveria ser um processo numa bomba-relógio.

Administrar bem o tempo é uma arte, que vai refletir diretamente no seu desempenho. É importante avaliar a forma como gasta seu tempo a fim de implantar (caso necessário) mudanças capazes de tornar seu dia mais produtivo.

Analise o uso do tempo

Tendemos a crer que gastamos a maior parte de nosso tempo na execução dastarefas mais importantes, no entanto, se fizermos um registro cuidadoso, ficaremos surpresos com o número de atividades supérfluas (ou inoportunas, realizadas fora do momento adequado) ao longo do dia. Hoje em dia é raro, por exemplo, que não dediquemos tempo demais à abertura de e-mail's e correspondências, o que acaba por postergar a execução de tarefas prioritárias. Observe a divisão do seu dia. Você organiza o trabalho a ponto de realizar primeiro o que é mais importante? Ou o que é mais urgente? Se algo era importante e tornou-se urgente já é um claro sinal de que as coisas poderiam caminhar melhor.

Divisão do tempo

Normalmente as tarefas podem ser divididas em três grupos:

1. Rotineiras: elaborar relatórios, abrir e-mail's, responder correspondências.

2. Únicas: organizar uma reunião, criar um port-fólio, fechar uma negociação.

3. Planejamento e desenvolvimento: Fazer novos contatos, elaborar campanhas novas, criar produtos novos.

Claro que a natureza do seu trabalho, como a natureza da sua posição no trabalho, vai definir a melhor forma de alocar seu tempo. Mas uma boa média (atentem para a palavra "média", ela pode e deve variar) seria alocar algo em torno de:

1. 50 a 60% do seu tempo nas tarefas mais importantes. Se você for um gerente, um diretor ou um empresário elas estão no grupo do "Planejamento e Desenvolvimento", caso contrário avalie suas perspectivas.

2. 25 a 30% do seu tempo nas tarefas únicas, afim de diferenciar-se a partir delas. É aqui que o gerenciamento de carreira se estabelece, porque é onde você pode sobressair de forma mais rápida.

3. 10 a 15% do seu tempo nas tarefas rotineiras como abertura de e-mail's e contatos.

Pergunte-se:

a. Reservo tempo e recursos suficientes para o planejamento estratégico e controle geral?

b. Minha mesa está repleta de tarefas não concluídas?

c. Reservo tempo e espaço suficientes para ser criativo e inovador?

d. Delego tarefas rotineiras porém importantes?

e. Aloco tempo suficiente para a busca de novos contatos?

f. Gasto tempo demais em reuniões?

g. Uso eficazmente as redes sociais para alavancar meu trabalho?

Delegando

Ao delegar parte do seu trabalho para outras pessoas você ganha tempo para cuidar de itens mais importantes e valoriza seu trabalho, além de dar a oportunidade de crescimento e maturação profissional a outras pessoas.

Claro que, para cada caso específico devemos pensar e criar nossos próprios critérios, mas podemos esboçar um modelo geral aqui: Divida, se possível, as tarefas em três grupos: supérfluas, que não precisam ser executadas nem por você nem por ninguém; as necessárias, que você pode repassar para terceiros; e as intransferíveis, que só você deve ou pode executar.

Use essa divisão para reduzir as tarefas supérfluas, ampliar a delegação e concentrar-se naquilo que cabe apenas a você. Lembre-se de que o segredo da delegação é o acompanhamento da realização das tarefas.

Brechas

Longos períodos de inatividade – em viagens de avião ou nas ante-salas de uma reunião, por exemplo – em geral são improdutivos. Se você está exausto ou estafado é bom que eles sejam, até. Bom para o equilíbrio da sua mente e das suas funções orgânicas, para o relaxamento e a volta mais harmonizada às questões pertinentes. Mas se não estiver necessitando desse tempo para se reorganizar internamente, que tal utilizá-lo em prol dos seus projetos?

Tenha sempre algum trabalho para fazer nesses momentos. Se precisa dirigir até o trabalho porque não ouvir materiais gravados em fita? O Instituto ATENA aconselha a gravação de palestras do TED como uma boa forma de gerir idéias para futuros trabalhos. Trajetos de ônibus ou de trem podem ser usados para planejar o dia. Aprenda como funciona o "bloco de notas" ou "anotações" do seu celular, ele pode salvar aquele insight matinal no metrô!

Renato Kress,
Diretor do Instituto Atena
Arte em Treinamento Especializado e Neurolingüística Aplicada

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